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Externaliser des archives, c’est les transférer d’une société à un prestataire. Cette dernière s’occupe de les sauvegarder et de les mettre à jour. Quels sont les avantages de l’externalisation des archives. Découvrez !

Externaliser ses archives, c’est garantir la sécurité et la confidentialité de ses documents

L’externalisation des archives est en général très avantageuse pour une entreprise. En effet, elle permet d’empêcher la perte ou la destruction de celles-ci. Il peut arriver que vos documents soient détruits à cause :

  • D’un incendie,
  • D’un piratage,
  • D’une inondation
  • Ou d’une suppression volontaire.

Dans ces cas-là, ils sont perdus à tout jamais. Vous n’avez plus accès à des données susceptibles d’être importantes. Avec l’externalisation de vos archives, toutes vos données sont conservées en lieu sûr. De plus, n’importe qui ne peut y accéder facilement.

Externaliser ses archives, c’est mieux maîtriser ses coûts

Cette solution est très populaire auprès des sociétés désirant parfaitement maîtriser leurs coûts. Il faut un vaste espace pour conserver correctement vos archives. Autrement dit, l’entreprise aura besoin d’acquérir des locaux pouvant stocker ceux-ci. Bien évidemment, cet achat a un coût assez élevé. Par ailleurs, le stockage des documents ne se fait pas n’importe comment.

La structure doit s’assurer de disposer de l’équipement adapté à ce type de conservation. Cette étape est assez onéreuse. En plus, il va falloir engager quelqu’un pour la gestion des archives. Cela implique des coûts supplémentaires à la charge de l’entreprise.

En optant pour l’externalisation des archives, plus besoin de faire tout ce qui précède. C’est à la société prestataire d’assurer l’archivage.

En définitive, l’externalisation des archives est très pratique et bénéfique pour une entreprise.

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